Wat doe je als het binnen je eigen organisatie ontbreekt aan marketingcontinuïteit? Voor Leslie Eggels, Commercial Manager bij Xedule, was dit een dagelijkse realiteit. Er was geen plan, geen vaste koers en marketing bestond voornamelijk uit het snel afvinken van ad-hoc klusjes. De behoefte aan een structurele aanpak groeide, maar de weg daarnaartoe was complex. Via RVS haalde ze Deelmarketeer Anna aan boord, die de basis legde voor een stevig marketingplan.

Wie is Xedule?

Xedule (onderdeel van Visma) is de onbetwiste marktleider in Nederland. Denk aan plan-, rooster- en formatie-applicaties voor het onderwijs. Dagelijks vertrouwen ruim 1,7 miljoen leerlingen en studenten op hun geavanceerde software. Naast hun SaaS-oplossingen levert Xedule ook eigen professionals en consultants die onderwijsinstellingen op locatie ondersteunen. “Wij noemen dat Xedule Professionals”, legt Leslie uit. “Dat is vergelijkbaar met het concept van de Deelmarketeer.”

De uitdaging

Binnen Xedule was de marketingafdeling instabiel. Dat zorgde voor een beperkte continuïteit die een marktleider als Xedule zich niet wil veroorloven. Voorheen werkten zij op projectbasis met bureaus, maar ze zochten iemand die volledig mee kon draaien in het bedrijf. Eigenlijk een soort van tijdelijke volwaardige collega.

De grootste hindernis was de mate van geavanceerde software. “Onze software is zo geavanceerd, daar moet je echt even de tijd voor nemen”, geeft Leslie toe. Dit maakte het voor externe bureaus in het verleden lastig om de diepte te doorgronden en echt van toegevoegde waarde te zijn. De uitdaging voor RVS was dan ook: de marketingcontinuïteit borgen én die geavanceerde software vertalen naar een begrijpelijke strategie.

De aanpak

Anna ging vanuit RVS aan de slag en de klik was er direct. Leslie herinnert zich het eerste gesprek nog goed: “Ik had meteen zoiets van: ik hoef niet verder te praten, ik wil gewoon dat jij bij ons komt werken”. Anna nam de regie, pakte operationele zaken op en groeide snel in haar rol als tactisch-strategisch partner.

“Wat ik zo fijn vond aan Anna is dat ze altijd de kritische ‘waarom?’-vraag durft te stellen”, zegt Leslie. “Ze is geen ja-knikker en wil juist weten waarom we processen zo hebben ingericht.” “Ze daagt me uit en neemt nooit iets zomaar aan omdat ik het zeg.”

Door intensief interviews af te nemen bij interne experts en goed te communiceren, slaagde Anna erin de software te vertalen naar relevante content. Dit leidde tot een sluitend Marketing- & Salesplan. Toen er tijdens een drukke periode extra slagkracht nodig was voor persberichten en publicaties, sprong RVS-collega Julia tijdelijk bij. Omdat Anna al volledig in het team zat, kwam Julia in een warm bad terecht en kon ze direct bijdragen.

De resultaten

Dankzij de Deelmarketeer staat er nu een stabiele marketingorganisatie. Xedule is hiermee klaar voor de volgende stap:

• Gegarandeerde continuïteit: content volgens een vaste planning.
• Strategisch fundament: een marketing- en salesplan dat staat als een huis, volledig gesteund door de directie, en inclusief een duidelijke roadmap voor de komende jaren.
• Verhoogde zichtbaarheid: een duidelijk stevigere positie in de markt.
• Warme overdracht: een soepele transitie naar het nieuwe interne team.

“Het fijne aan een Deelmarketeer is dat je niet alleen een expert in huis haalt, maar ook een schat van kennis op basis van eerdere ervaringen van een bureau. Het brengt verfrissende inzichten die je binnen je eigen muren soms verliest.”
– Leslie Eggels, Commercial Manager Xedule

Vooruitkijken

De komende periode staat in het teken van de finale overdracht naar de nieuwe vaste marketingcollega’s. Anna rondt de laatste strategische lijnen af en zorgt dat de workflows in HubSpot lekker blijven draaien, zodat Xedule haar marktleiderschap kan blijven uitbouwen.

Ook zo’n strategisch marketingfundament bouwen? We denken graag met je mee. Neem contact op met Cas via 06-13133610.